Processus d'évaluation de la conformité

Bien que le processus spécifique puisse varier en fonction du pays*, tout programme d'évaluation de la conformité suit un processus similaire en 5 étapes :

* Pour une liste des différents pays et plus d'informations sur leurs programmes spécifiques d'évaluation de la conformité, veuillez visiter notre service Vérification de la Conformité.

1. Vérification préliminaire

Suite à la réception de la demande du requérant, on identifie les standards pertinents à son exécution. Ensuite, on évalue si les compétences nécessaires sont disponibles et quelles sont les procédures à appliquer. Ces dernières peuvent être mixtes (plan d’échantillonnage, plan d’analyses en laboratoires, plan d’audit). Pour résumé, cette première étape permet de définir le « qui, comment et quand » comme suit :

• Réception de la demande
• Revue documentaire
• Décision sur ce qui doit être fait, choix de la route à adopter (A, B ou C)
• Définition du champ d’application :
  • Identification des standards
  • Interprétation des standards
  • Identification des compétences requises
  • Définition des procédures à appliquer
• Cotation

2. Préparation à l’évaluation

Cotecna se charge de donner les instructions nécessaires aux parties impliquées (inspecteur, laboratoire, auditeur) et vérifie que les parties sont compétentes pour effectuer les tâches requises et décidées lors de l’étape 1. Il peut s’agir notamment des actions suivantes :

• Echantillonnage
• Sous-traitance des analyses en laboratoire (interne ou partenaire)
• Audit d’usine
• Inspection physique avant embarquement

3. Evaluation

Il s’agit de l’analyse technique du dossier et l’évaluation des résultats. Il est donc procédé ici à l’évaluation de la conformité stricto sensu. A la fin de cette étape, les conclusions sont portées dans un rapport, et toute non-conformité détectée y est mentionnée.

4. Certification

La décision finale de certifier est documentée et il est également fait mention de qui a pris la décision. En général, elle est prise soit par le comité technique, le bureau régional, un expert ou encore un directeur. Au final, la décision de certifier se matérialise par l’émission d’un Certificat de Conformité (appelé communément COC de l’anglais Certificate of Conformity) ou d’un Rapport de Non-Conformité (désigné comme NCR de l’anglais Non-Conformity Report).

5. Surveillance

Il s’agit de l’évaluation en continu de la conformité des produits certifiés par rapport aux conditions requises sur le marché d’importation. Cela s’effectue de manière aléatoire et ponctuelle aux moyens de différents outils tels que :

• Supervision du chargement
• Vérification à l’arrivée
• Surveillance des systèmes de gestion de la qualité
• Audits de contrôle du processus de fabrication
• Inspection régulière
• Tests en laboratoire sur les produits de manière aléatoire
• Contrôle des registres de production de l’usine

A noter que la fréquence et l’étendue de la surveillance sont généralement définies conjointement avec les autorités responsables de la mise en place du programme de vérification de la conformité. En l’absence de règles précises, Cotecna opère des vérifications de surveillance de manière ponctuelle et aléatoire.

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